Note de frais : quelles dépenses passer et comment se faire rembourser ?

Mis à jour le 25 juillet 2026 — barème et règles en vigueur à cette date

Sommaire

La note de frais est le document qui permet à un salarié de se faire rembourser par son employeur les dépenses engagées dans le cadre de son activité professionnelle. Ce mécanisme, encadré par l’Urssaf et soumis à des plafonds précis, touche des millions de salariés chaque année, des commerciaux itinérants aux chefs de projet en déplacement.

Quelles dépenses peut-on inclure dans une note de frais ?

Toutes les dépenses engagées dans un cadre strictement professionnel sont en principe remboursables, à condition qu’elles soient nécessaires à l’exercice de l’activité et justifiées par un document probant. Les grandes catégories reconnues par l’Urssaf sont les frais de repas, les frais de transport, les frais d’hébergement et, dans certains cas, les frais de représentation (invitations de clients, par exemple).

Un point souvent mal compris: la dépense doit être engagée pour l’employeur, pas pour le confort personnel du salarié. Un repas pris seul lors d’un déplacement est remboursable; un déjeuner d’affaires avec un client l’est aussi, mais le montant doit rester raisonnable au regard de la nature de la rencontre. Un achat personnel glissé dans une note de frais, même d’un montant modeste, peut constituer une faute grave.

Les frais de représentation méritent une attention particulière. L’employeur peut fixer un plafond interne pour ces postes, indépendamment des règles Urssaf. Dépasser ce plafond sans accord préalable expose le salarié à un refus de remboursement, même si la dépense était légitime sur le fond.

Frais de repas: les plafonds d’exonération en 2026

Depuis le 1er janvier 2026, les plafonds d’exonération de cotisations sociales applicables aux indemnités de repas ont été revalorisés. Ces montants définissent la limite en dessous de laquelle le remboursement échappe aux cotisations sociales, au-delà, la fraction excédentaire est soumise à charges.

Trois situations sont distinguées. Lorsque le salarié est en déplacement professionnel et se trouve dans l’impossibilité de regagner son domicile ou son lieu habituel de travail, et qu’il doit prendre son repas au restaurant, le plafond s’élève à 21,40 €. Quand les conditions particulières d’organisation ou d’horaires de travail contraignent le salarié à se restaurer sur son lieu de travail, l’indemnité exonérée atteint 7,50 €. Enfin, si le salarié est en déplacement ou sur chantier, ne peut rejoindre ni son domicile ni son lieu de travail, mais n’est pas contraint de déjeuner au restaurant (collation hors des locaux), le plafond est fixé à 10,40 €.

Ces seuils s’appliquent par repas. Un employeur qui rembourse au-delà, sans que le salarié puisse justifier une dépense réelle supérieure, prend le risque d’un redressement Urssaf sur la fraction excédentaire. À l’inverse, si la dépense réelle est inférieure au plafond, c’est le montant justifié qui est remboursé, jamais le plafond par défaut.

Frais kilométriques: comment calculer son remboursement ?

Quand un salarié utilise son véhicule personnel pour un déplacement professionnel, l’employeur peut rembourser les frais sur la base du barème kilométrique publié chaque année par l’administration fiscale. Ce barème intègre la dépréciation du véhicule, le carburant, l’assurance, les pneus et les frais d’entretien, il n’est donc pas possible de facturer ces postes en supplément.

Pour 2026, les barèmes kilométriques restent inchangés par rapport à 2025 (la dernière revalorisation datait de 2023, à hauteur de 5,4 %). Pour une voiture de 5 CV, le taux est de 0,636 € par kilomètre jusqu’à 5 000 km parcourus à titre professionnel dans l’année. Exemple concret: 4 000 km avec un véhicule de 5 CV donnent droit à 2 544 € de remboursement (4 000 × 0,636). Pour les tranches suivantes (de 5 001 à 20 000 km), la formule devient (d × 0,357) + 1 395. Au-delà de 20 000 km, le taux tombe à 0,427 € par kilomètre.

Les véhicules électriques bénéficient d’une majoration de 20 % appliquée sur le barème thermique équivalent. À ces montants calculés, il est possible d’ajouter, sur présentation des justificatifs, les frais de péage et de stationnement ainsi que les intérêts d’emprunt si le véhicule a été acheté à crédit. Pour les deux-roues motorisés, un barème distinct existe selon la puissance administrative (de 1 à plus de 5 CV), avec des seuils kilométriques différents (3 000, 6 000 km).

Transports en commun et autres frais de déplacement

La prise en charge des frais de transport public bénéficie d’un régime particulier. La loi de finances pour 2026 prolonge l’exonération de cotisations sociales et d’impôt sur le revenu à hauteur de 75 % des frais de transport en commun pris en charge par l’employeur. Concrètement, si un salarié présente un abonnement de transport (train, métro, bus), l’employeur peut en rembourser 75 % sans que cette somme entre dans le calcul des cotisations.

Pour les billets de train liés à des déplacements ponctuels, le remboursement se fait intégralement sur justificatif, sans plafond légal côté Urssaf, mais l’employeur peut toujours fixer une règle interne (classe économique uniquement, réservation à l’avance, etc.). Les frais de taxi ou de VTC sont remboursables lorsque les circonstances le justifient (horaires tardifs, charge de matériel, absence de transport en commun), mais l’entreprise peut demander une justification de l’impossibilité d’utiliser un mode de transport moins coûteux.

Les pourboires remis par la clientèle dans les secteurs concernés (hôtellerie-restauration notamment) continuent, eux aussi, d’être exonérés de cotisations sociales et d’impôt sur le revenu en 2026, toujours en application des mesures prolongées par la loi de finances.

Comment préparer et soumettre une note de frais sans erreur ?

La procédure interne varie d’une entreprise à l’autre, mais la logique reste la même: chaque dépense doit être accompagnée d’un justificatif original (reçu, facture, ticket de caisse), avec la date, le montant, la nature de la dépense et, pour les repas d’affaires, le nom des personnes présentes et le motif de la réunion. Sans cette information, la note peut être refusée ou partiellement rejetée.

Quelques points pratiques à garder en tête. Un ticket de caisse sans TVA apparente n’est pas toujours suffisant pour une dépense importante: mieux vaut demander une facture en bonne et due forme. Les reçus froissés ou illisibles posent problème lors des contrôles fiscaux, surtout depuis que certaines entreprises dématérialisent leurs justificatifs. Conserver une photo du justificatif au moment de la dépense est une précaution simple qui évite bien des difficultés.

Le délai de soumission est souvent fixé par convention collective ou règlement intérieur, fréquemment à la fin du mois ou dans les 30 jours suivant la dépense. Passé ce délai, l’entreprise peut légitimement refuser le remboursement, même si la dépense était régulière. Sur le plan fiscal, un salarié qui choisit de déclarer ses revenus en frais réels plutôt que de bénéficier de la déduction forfaitaire de 10 % peut reporter le montant de ses frais professionnels directement dans sa déclaration de revenus, à condition de pouvoir en justifier chaque élément.

Ce que l’employeur peut refuser de rembourser

Un refus de remboursement est légitime dans plusieurs cas. L’absence de justificatif est la première cause de rejet. Mais l’employeur peut aussi refuser une dépense jugée disproportionnée (hôtel de luxe pour un déplacement d’une nuit, restaurant gastronomique pour un repas seul), une dépense non prévue par la politique interne, ou encore une dépense engagée sans autorisation préalable pour un montant au-dessus d’un seuil défini.

La jurisprudence sociale distingue par ailleurs les frais engagés à l’initiative du salarié de ceux imposés par l’employeur. Quand l’employeur impose un déplacement ou une contrainte particulière (horaires atypiques, chantier éloigné), le remboursement des frais qui en résultent est une obligation, et non une faculté. Refuser de rembourser des frais réels et justifiés dans ce cadre peut constituer une faute de l’employeur.

La note de frais ne doit pas non plus servir à contourner le bulletin de salaire: des remboursements récurrents et sans justificatif pour des sommes importantes peuvent être requalifiés en rémunération déguisée par l’Urssaf lors d’un contrôle, avec les cotisations et majorations qui s’ensuivent.

Questions fréquentes

Peut-on se faire rembourser un repas pris seul sans être en déplacement ?

Non, sauf si des conditions particulières d’organisation ou d’horaires de travail vous empêchent de déjeuner normalement. Dans ce cas, le plafond d’exonération est de 7,50 € depuis le 1er janvier 2026 pour l’indemnité de restauration sur le lieu de travail.

Les frais d’hébergement sont-ils plafonnés comme les repas ?

L’Urssaf fixe des limites d’exonération pour les indemnités de grand déplacement, qui varient selon la zone géographique (Paris et Île-de-France, province, DOM) et selon qu’il s’agit des premières semaines de déplacement ou d’une présence prolongée sur le même site. Les montants exacts sont publiés par l’Urssaf et doivent être vérifiés pour l’année en cours sur urssaf.fr.

Un salarié peut-il cumuler note de frais et déduction des frais réels sur sa déclaration d’impôt ?

Non. Si l’employeur rembourse intégralement les frais professionnels via des notes de frais, le salarié ne peut pas déduire ces mêmes frais dans sa déclaration de revenus. La déduction des frais réels ou la déduction forfaitaire de 10 % ne s’applique qu’aux dépenses effectivement supportées par le salarié lui-même, non remboursées.

Le barème kilométrique s’applique-t-il aux véhicules loués ?

Si le véhicule est loué, le loyer est considéré comme déjà couvert par le barème kilométrique et ne peut pas être ajouté en supplément. En revanche, les frais de péage et de stationnement restent déductibles en sus, sur justificatifs.

L’employeur peut-il rembourser moins que le barème kilométrique ?

Oui. Le barème kilométrique est une référence fiscale et sociale, pas un minimum légal de remboursement. Certaines conventions collectives fixent un taux propre, qui peut être inférieur. Dans ce cas, la différence reste à la charge du salarié, sauf accord ou usage interne plus favorable.

Sources

Sources consultées le 25 juillet 2026.

Données relevées à cette date ; elles ont pu changer depuis. Confirmez auprès de l’organisme concerné.

1. www.impots.gouv.fr/formulaire/2067-sd/releve-des-frais-generaux